Papelada em ordem

Matéria publicada na Revista Muffato – Edição 43/2020.

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A personal organizer Chris Craveiro ensina boas práticas para organização de documentos e arquivos digitais

Para um trabalho eficiente em home office, a minha sugestão é você utilizar parte do seu tempo para organizar seus documentos físicos, digitais e fotos. Experimente as dicas a seguir e descubra quanta ação útil você pode adotar nos períodos em que estiver em casa. Lembre-se de que cada pessoa tem seu estilo de vida. Portanto, procure aquele que faça sentido para você. Vamos lá!

ARQUIVOS FÍSICOS

Não faça as coisas “picadinhas”, ou seja, reúna tudo para começar a organizar seus documentos. Para fazer isso, encontre uma caixa ou box que tenha disponível (pode ser até um grande balde!) e ande pela casa reunindo todos os documentos, notas fiscais, recibos e manuais que encontrar. Nesse momento, não se preocupe se algo deve ir ao lixo ou não.

Após a coleta, selecione o que deve jogar fora –  despeje todo o conteúdo no chão e comece a organizar os papeis. O ideal é ir separando em pilhas: documentos para guardar, enviar para outra pessoa e descarte.

Jamais perca tempo arquivando papeis desnecessários. Lembre-se de que atualmente quase tudo pode ser recuperado pela internet no site do fornecedor ou nos seus históricos bancários. Já outros, ainda, podem ser digitalizados ou descartados.

Uma vez separados, esses documentos precisam ser arquivados por categorias. Separe por pastas, como: médico; casa; carro; pet; funcionários; profissional. É importante criar pastas que façam sentido para você e que não deixem qualquer dúvida do que manter em seu interior, facilitando a sua recuperação sempre que necessário.

Para isso, você encontrará disponíveis no mercado inúmeros modelos de caixas, maletas e pastas de diferentes tamanhos, formatos e materiais. Escolha aquele que melhor se adaptar às suas necessidades. Eles podem até ficar expostos em uma prateleira de armário, por isso, capriche na combinação de cores para que não destoem da decoração do ambiente.

 

ARQUIVOS DIGITAIS

O primeiro passo é limpar as pastas temporárias, pois todos os documentos, se forem realmente importantes, devem estar em pastas correspondentes e que façam sentido para quem buscar a mesma informação no futuro.

Assim sendo, pastas de “downloads”, “meus documentos” e “área de trabalho” devem ficar sempre limpas e os documentos devem ser direcionados para a estrutura correta dentro de suas pastas.

A dica é: dentro do computados, tem a pasta documentos; dentro desta, abra pastas pessoais, podendo ser até mesmo cada uma com o nome de cada membro da família. Dentro delas, crie subpastas com os assuntos. Por exemplo: currículo; IRPF; documentos pessoais; contratos; viagens; fotografia. Depois, caso necessário, você pode ainda criar novas subpastas.

Outra importante dica é jamais começar a produzir documentos sem antes dar um nome a ele e salvá-lo na pasta correta. Dessa maneira, você conseguirá identificá-lo com facilidade e não precisará abrir várias pastas para saber qual é o conteúdo.

 

Dicas Gerais

1. Tenha um HD externo. Funciona como um pendrive, mas com maior capacidade de armazenamento – e faça backups regularmente como segurança. Assim, caso aconteça algum problema com seu computador, os arquivos não serão perdidos;
2. É possível também salvar seus documentos na nuvem – tecnologia que permite guardar dados na internet utilizando um servidor online sempre disponível. Além de funcionar como um tipo de backup, economiza muito espaço no seu computador. Pesquise a melhor opção para você e o quanto se sente confortável com isso. Use a tecnologia a seu favor. Exemplos: Google Drive, Dropbox. além de permitirem que os documentos sejam salvos, também facilitam o compartilhamento de informações com outras pessoas;
3. Digitalize itens importantes como documentos pessoais, contrato social e outros que você tenha. Quanto mais documentos úteis e importantes estiverem digitalizados, mais prática se tornará a sua rotina;
4. Ao descarregar fotos e vídeos, faça uma pré-seleção guardando apenas as fotos que ficaram boas. Exclua as ruins, sem foco ou mal-enquadradas;
5. Sempre que possível, faça uma triagem em seus arquivos, verificando aqueles duplicados ou que não serão mais utilizados;
6. Limpe a lixeira – tanto física quanto a digital – com regularidade;
7. Com o tempo, fotos em papel ficam amareladas e se estragam. Se possível, digitalize para não perdê-las. Caso queira mantê-las impressas, guarde-as em álbuns organizados longe de umidade e pó.